کار اصلی شما به عنوان مدیر این است که اطمینان یابید فعالیتهای بخش تحت نظر شما تا حد ممکن موثر و کارآمد باشد، این بخش شامل چه کسانی است؟ مطمئنا مردم! خوب است بدانید که مردم دوست ندارند کسی آنها را وادار به انجام کاری کند، بلکه باید آنها را هدایت کنید. مدیریت به آنها کمک می کند تا باکمی تلاش بیشتر، تجربه ای عمیق تر در محل کار کسب کنند. اگر شما بتوانید خوب آنها را هدایت کنید، آنها راضی تر، عال تر و دقیق تر خواهند بود. اما اگر این طور نباشد، میزان برگشتی های سازمان روز به روز کمتر خواهد شد، و باید برای آموزش کارمندان جدید هزینه بگذارید و سازمان با سود(بازدهی) بسیار کمتری مواجه خواهد بود. پس به نظر مقرون به صرفه تر است که با درایت و هوشمندی مدیریت، وظیفه هدایت کارمندان را به خوبی انجام دهید. یادتان باشد: اگر کارمندانتان راضی نباشند، هیچگاه قادر نخواهند بود که مراجعین را راضی نگاه دارند.
1.روحیه کار تیمی را ایجاد کنید.
به کارمندانتان طوری نگاه کنید که گویی در ماموریت های گروهی متخصص هستند. هیچ وقت آنها را کارمندان من یا پرسنل من خطاب نکنید. آنها دوست دارند مهم قلمداد شوند، نه فقط یک کارمند ساده. موفق ترین مدیران کارکنان خود را گروه من یا تیم خطاب می کنند. ابتکار روحیه کار گروهی را بین آنها افزایش خواهد داد و موجب می شود کارمندان تصور بهترین از کار خود پیدا کنند. یک تیم با هم کار می کند، نه اینکه هر کس کار مشخص و خاصی را به صورت مستقل انجام دهد.
2.اعضاء تیم همه حرفه ای هستند.
کارمندانتان را افرادی حرفه ای و کاردان قلمداد کنید. حتی سرایدار و کارمندان نگهبانی که سازمان و کارخانه های ما را تمیز و امن نگاه می دارند هم افرادی حرفه ای هستند. اگر کارتان به بیمارستان و اتاق عمل بکشد، همیشه پیش خودتان دعا می کنید که نظافتچی آن محل آدم متخصص بوده باشد! درست است. به کارمندانتان آموزش دهید که چطور با طریقه لباس پوشیدن، حرف زدن و کارهایشان خود را افرادی کاردان و متخصص نشان دهند. تضمین می کنم که با این رفتار شما، آنها در کارشان حرفه ای تر هم خواهند شد و حساسیت بیشتری در انجام کارشان به خرج می دهند. و مراجعین هم تصویری کاملا متخصصانه از کار سازمان شما خواهند داشت.
به دنبال فرصت هایی باشید که اعتماد به نفس کارمندانتا را افزایش دهید. اگر شما به آنها به عنوان افرادی متخصص و حرفه ای احترام بگذارید، آنها هم احترام شما را به عنوان مدیر سازمان حفظ می کنند. فقط کافی است یادتان باشد که همه افراد درون سازمان، از آبدارچی و راننده ها گرفته تا سایرین متخصص و در کار خود حرفه ای هستند.
3.روزی 5 نفر را تحسین کنید.
هر روز 5 نفر از کارمندان بخشتان را مورد تحسین و متجید قرار دهید. به دقت کارها و عملکردهای آنها را بررسی کنید و به محض اینکه با کاری مواجه شدید که به دقت و صحت انجام گرفته است، آن را تحسین کنید. ابتکار بیش از هر اقدام دیگری قادر خواهد بود روحیه کارمندان را تقویت کند. همه آدم ها دوست دارند مورد ستایش و تمجید قرار گیرند. این حرکت شما همچنین روحیه خلاقیت و انجام صحیح کارها را بین افراد تیم افزایش می دهند. در جایی که نیاز به اصلاح است، سعی کنید آن کار را اصلاح کنید. نه انجام دهنده آن را. این باعث می شود کارمندانتان تصور کنند که طالب پیشرفت و موفقیت آنها هستید.
4. خوب ببینید و خوب گوش دهید.
حرفها و عملکردهای کارمندانتان را خوب ببینید و خوب گوش دهید. وقتی سوالی از شما می پرسند، برای جواب دادن عجله نکنید، ابتدا خوب و دقیق به سوال گوش دهید. حتی اگر پاسخ را بدانید باید با احترام به حرفهای او گوش دهید. این کار باعث می شود گفتگوهایتان با افراد سازمان توام با احترام باشد. فقدان رابطه و گفتگوی صحیح می تواند مشکل بسیار بزرگی در محل کار به حساب آید.
5.به کارمندانتان برای انجام کارها فرصت دهید.
ممکن است طریقه انجام کاری در شرکت مطابق خواست شما نباشد، اما اگر می بینید که آن کار به درستی انجام گرفته، لازم نیست بگویید که بهتر بود به روش شما آن کار را انجام می دادند. البته بستگی به موقعیت دارد. گاهی اوقات مدیران جدید می خواهند به کارمندان ثابت کنند چه کسی در آنجا رئیس است. به علاوه، وقتی مدیران بیشتر به پست خود عادت کردند، می توانند تشخیص دهند که کارمندانشان بهتر می دانند که کارهایی خاص را چگونه انجام دهند. شما باید آنها را حمایت کنید و در مواقع لازم کمک و راهنمایی بدهید. این به آن معنی نیست که دیگر کنترلی روی آنها نداشته باشید، بلکه با ابتکار اجازه می دهید کارمندانتان برای انجام کارها از خلاقیت خود استفاده کنند.
6. کار آنها را تسهیل بخشید
گاه به گاه با کارمندانتان به صورت انفرادی خلوت کنید(مثلا برای فنجان چای) و از آنها بپرسید سازمانتان چه کارهایی می تواند انجام دهد تا کار آنها آسانتر و سودمندتر شود. این کار باعث می شود کارمندان بدانند که شما برای کار و تلاش آنها ارزش قائل هستید.
7. به کارهای خوب پاداش دهید.
اگر تیمی در بخش شما بیش از وظیف معمول خود کار می کند، چند روز به آنها مرخصی دهید، می توانید ااو را برای میتینگی که در شهر دیگری برقرار می شود بفرستید و از او بخواهید همسرش را هم با خود ببرد و یک روز هم در آن شهر بگذراند و استراحت کند. با اینکار خود نه تنها باعث می شوید کارمندان تصور بهتری از کار خود داشته باشند، بلکه باعث می شوید همسرانشان هم آنها را در کارها حمایت کنند. برای اینکه به آنها نشان دهید که از اضافه کارهای آنها قدردانی می کنید، کارهای فوق العاده برایشان انجام دهید. اکثر مدیران که بیشتر به نتیجه کار فکر می کنند، اغلب فراموش می کنند که این کارمندان سازمان هستند که زحمت کشیده و سازمان را به نتیجه می رسانند.
8. نیازهای آنها را برطرف کنید.
اگر یکی از افراد تیم تقاضای تجهیزات، منبع، آموزش های اضافی یا چیزهایی از این قبیل داشته باشد، با هزاران سوال خود در مورد علت درخواست چنین وسیله ای او را از تقاضایش منصرف نکنید. این کار روحیه او را به کلی از بین خواهد برد. اگر نمی توانید در آن لحظه خواسته او را برآورده کنید می توانید بهانه هایی مثل محدودیت بودجه سازمانتان یا هر دلیل دیگری بیاورید. اما اگر می بینید که چنین تقاضایی واقعا به نفع سازمانتان است. به او اعتماد کرده و آن را فراهم کنید.
9. اعتماد کنید تا به شما اعتماد کنند
اگر به اعضای تیم اعتماد کنید، آنها هم در مقابل به شما اعتماد خواهند کرد اگر به آنها مشکوک باشید و اطمینان نکنید، آنها نیز توقعات شما را عملی نخواهند کرد. باید با آنها مثل افرادی متخصص و حرفه ای برخود کنید و زمان و تجهیزات لازم را برای انجام کارها در اختیارشان بگذارید. آنها هم مانند هر انسان دیگری ممکن است گاهی دچار خطا و اشتباه شوند. باید دقت کنید تا بدون از بین بردن اعتماد به نفس و توهین به آنها، خطاهایشان را اصلاح کنید. اگر بخواهید آنها را به خاطر خطاها و اشتباهاتشان سرکوب کنید، مطمئنا از آن پس اشتباهاتشان را به دیگران پاس می دهند.
10. از آنها کار بخواهید.
برای انها هدف تعیین کنید و به آنها نشان دهید که سازمان و خود آنها از نتیجه عمل آنها سود می برند، و در کارها از آنها حمایت کنید.